REGIONARKIVET I LINKÖPING

Kompaktarkiv som skapar förvaringsyta
Agneta Sundstrand, dokumentationsstrateg på Regionarkivet berättar historien om arkivet:

”Det hade bestämts att alla småarkiv inom Region Östergötland (fd Landstinget i Östergötland) skulle slås ihop till ett gemensamt arkiv och vi behövde nya passande lokaler. Vi hade i princip givit upp hoppet om att hitta något befintligt och nybyggnadsplanerna hade kommit mycket långt, när tanken föll på området Tornby, här i Linköping.

Här fanns en fastighet med lokaler som byggts för en reklambyrå, med över 6000 kvadratmeter, inklusive kontor och produktionsytor. Sedan denna verksamhet lagts ned 4 år tidigare, låg lokalerna öde, sånär som på en mindre koloni av häckande fiskmåsar.

Kontorsutrymmet hade en intressant interiör och i det gamla tryckeriet fanns potential för arkivbyggnad. Lokalbussen från centrum stannar precis utanför och det fanns gott om parkeringsplatser. Frågan var bara, skulle vi kunna bygga om och anpassa platsen efter våra behov och var ytan tillräcklig för allt arkivmaterial som skulle in, nu och i framtiden?”

Samlat arkiv i två våningar

De fick snart svar. Eftersom det fanns en generös takhöjd, skulle mobila kompaktarkiv i dubbla våningar (Compactus Double Decker) kunna byggas. På så sätt fick man ut mesta möjliga av förvaringsytan. Övre våningen i systemet skulle kunna göras lika lättillgängligt som den nedre med hjälp av ett entresolplan, dvs ett extra våningsplan, som förenklar logistiken och ger ett säkert användande.

Tätt samarbete för lyckat projekt

Sagt och gjort, den 12:e augusti 2011 samlades entrepenörer, arkitekter, hyresvärd, vaktmästare, personal och uppdragsgivare för ett första byggmöte. I mitten av april kommande år skulle allt vara inflyttningsklart, mycket arbete skulle göras och tiden började bli knapp.

Agneta berättar att det sedan blev runt 35 st sådana byggmöten och det höll uppe flyt och fart i arbetet:

”Att få med en kompetensbredd från alla delar av projektet redan från byggstart och hålla täta avstämningsmöten bidrog mycket till att det blev ett snabbt, effektivt och lyckat projekt”, säger Agneta Sundstrand

Kent Granlund från Bruynzeel Storage Systems som levererade förvaringssystemet,instämmer:

”Vi samordnades i projektteamet redan från början och fångade kontinuerligt och förebyggande upp eventuella problem, vilket minimerade onödigt tidstjuvande för alla inblandade. Exempelvis kunde vi installarera arkivlösningen runt ett ventilationsrör istället för att dra om det, tack vare att vi kunde ligga steget före och se ett kommande problem i ett tidigt skede. Vi som leverantör hade ett snävt tidsfönster på 12 veckor för installation, men tack vare ett team med kompetenta montörer som arbetade 6 dagar i veckan i 4 veckorsskift, kunde få allt klart i tid.

Arkivmaterial som räddar liv

Idag är verksamheten i full gång och 2014 blev man nominerad till utmärkelsen ”Årets Arkiv”.

Agneta Sundstrand menar att det är en fördel att allt material nu är samlat på en plats, inte minst för att man fått en bredare kompentens bland personalen, som tidigare var utspridd i flera småarkiv. Här finns bl.a patientjournaler från Landstinget som sträcker sig flera hundra år tillbaka i tiden. I den nya arkivorganisationen är det enklare att hitta rätt bland gamla handlingar, eftersom alla journaler äldre än tio år ska finnas här inom kort, då allt har flyttats över.

Efterfrågan på arkiverat material ökar och dagligen går ca 50 journaler iväg för vårdändamål.

”Omvärlden upptäcker mer och mer vilken informationskälla våra arkiv är. Exempelvis, under fågelinfluensans utbrott efterfrågades patientjournaler om Spanska sjukan 1918-1920. Man behövde hitta en levande person som haft Spanska sjukan för att hitta vägar till ett vaccin. (70 års sekretess råder, reds anm.) För forskare, privata eller akademiska finns stora utrymmen och här finns arkivmaterial från landstingets verksamheter från 1700-talet och framåt. Vi kan marknadsföra oss tydligare än tidigare och vi kan med fördel också ta emot konferensgäster och studiebesök.

Det härligt att ha en sådan här fin anläggning att visa upp”, avslutar Agneta med en glädje och stolthet som smittar av sig.

Fotnot:

I mars 2015 lämnar Agneta Sundstrand sitt uppdrag som dokumentationsstrateg, vi önskar henne all lycka och hälsa i sitt nya liv som fri pensionär!

Se bilder från Regionarkivet i Linköping:
Kontor under och efter renovering
Lokalerna var som gjorda för en förvaringslösning med Compactus Double Decker. Genom att utnyttja och bygga på höjden sparas/skapas upp till 4 ggr så mycket golvyta, jämfört med traditionell förvaring. Bruynzeel Storage Systems levererade mobila kompakthyllor i två etage. Bilden i mitten visar entresolen som ger arkivet lättillgänglighet, säkerhet och ett effektivt arbetssätt.
Gallergolv i entresolen ger transparens mellan våningsplanen.
Mobil hyllförvaring, med endast en, rörlig, mittgång sparar och skapar yta.

Regionarkivet i Linköping rymmer inte enbart arkivmaterial utan även en forskarsal med mötesrum och bibliotek. Biblioteket är till största del inrett med bibliotekshyllor från Bruynzeel. På bilden till höger visas exponeringsyhylla med dolda förvaringsmöjligheter.