JAS HENNESSY & CO, Frankrike
är världens största cognacsproducent och säljer årligen cirka 70 miljoner flaskor, vilket motsvarar mer än 40 % av världens totala årliga cognacförsäljning.
Under 2015 beslutade Hennessy att omstrukturera och centralisera sina arkiv, som har vuxit under åren och som på grund av platsbrist har legat på olika ställen inom organisationen. Arkiven är uppdelade i två olika delar, ett historiskt arkiv och ett samtida arkiv. Idag, efter renoveringen, är det historiska arkivet öppet för besökare och fungerar som Hennessy Groups eget museum. Under samma tid organiserades och omstrukturerades även de samtida arkiven till ett enda arkiv.
Det är viktigt att veta var vi kommer ifrån i vår fortsatta väg framåt.
Raphael Gérard, chef för kulturarv och kulturåtgärder
Efter 250 år var det dags för en riktig vårstädning!
1765 grundade Richard Hennessy företaget i den franska staden Cognac, som nu är mest känt för det betydande utbudet av spritdrycker från regionen. Cognac, som tillverkas av dubbeldestillerade druvor, är välkänd över hela världen. I samband med Hennessys 250-årsjubileum 2015 beslutade ledningen att visa historien och alla intressanta föremål i arkiven för allmänheten. Nu är man världsledande och ingår i LVMH-koncernen, och det var dags att skapa lite ordning.
Sedan 1765 har Hennessy verkat i samma lokaler och med stor omsorg har man bevarat sin historia i arkiven. Detta jubileum gav dem en möjlighet att sortera, städa och katalogisera i det 7 km långa arkivförrådet som var utspridda på olika ställen.
HISTORISKA OCH KONTEMPORÄRA ARKIVER, TVÅ HELT O¨ VERSKILDA SÄTT ATT ARBETA
Romstruktureringsprojektet inleddes redan 2012, med målet att få ordning på arkiven. Å ena sidan var de historiska arkiven inrymda i en före detta jäsningslokal. Å andra sidan förvarades de nuvarande, moderna arkiven på fem olika platser på företagets huvudkontor, ibland ganska långt ifrån varandra. Tanken bakom det historiska arkivet var att bevara deras sammanställning på bästa sätt och samtidigt göra vissa delar av företagets historia offentliga. Bruynzeels uppgift var att kombinera dessa två önskemål på bästa möjliga sätt. Att öppna arkivet för allmänheten var en möjlighet för Hennessy att visa upp allt insamlat material och på så sätt hitta ett annat sätt att marknadsföra sig själv. Sorteringen började med att välja ut historiska föremål som kunde visas upp på ett fint sätt. Det fanns ett stort antal begränsade upplagor, samlingar och annonser från olika epoker samlade på ett och samma ställe.
Kategorisera och centralisera
För det samtida arkivet var önskan att kategorisera och centralisera de fem olika arkiven. Det fanns ett stort antal dokument som var aktiva och användes oftare. Administrativa och juridiska dokument behövs ofta som underlag i till exempel förfalskningsutredningar. Problemet tidigare har varit att lätt hitta dokumenten när arkiven är utspridda på olika ställen. Målet var därför att centralisera och göra dem mer tillgängliga. Samtidigt tog man tillfället i akt att rensa och sortera bort onödiga dokument.
DET HISTORISKA ARKIVET öppnas för allmänheten
Rummet där det historiska arkivet ligger var tidigare fermenteringsrummet, en smal byggnad med högt i tak. För att utnyttja utrymmet på bästa sätt utformades en Compactus® Double Decker, som är ett mobilt hyllsystem med hög densitet på två våningar. Det fördubblar inte bara kapaciteten på golvytan som är 136 m2 utan ger också samma kapacitet på andra våningen. Rummet delades upp i två delar. Compactus® Double Decker installerades på ena halvan av rummet och på den andra halvan installerades ett mer designat arkiv med glasrutor för att på ett vackert sätt visa upp känsliga och historiska föremål.
Det är en mycket bra lösning som vi har fått, både funktionellt och representativt. Vi har redan fler besökare än vad vi förväntade oss.
Raphael Gérard, chef för kulturarv och kulturåtgärder
CENTRALISERING AV MODERNA OCH AKTUELLA ARKIV
Det samtida arkivet krävde en lite noggrannare genomgång för att sortera bort dubbletter och onödiga dokument. De återstående delarna strukturerades och arkiverades i det nya arkivet, som delades upp i två olika rum, totalt 250 m2. De två rummen var återigen trånga och maximering av det tillgängliga utrymmet var ett krav. Bruynzeel föreslog en smart lösning med elektriskt styrda mobila hyllsystem med hög densitet, Compactus® längs de långtgående väggarna. Generellt kan man säga att mobila arkiv med hög densitet fördubblar ytan och är mycket fördelaktiga ur ekonomisk synvinkel. 5 700 hyllmeter står nu till Hennessys förfogande och framtida lagringsbehov är nu täckta.
Alkoholberoende är skadligt för hälsan. Konsumera med måtta.
Ledningen prioriterade att driva igenom dessa förändringar och idag är vi mycket stolta över att kunna visa upp lokalerna för allmänheten. Med arkiven har vi verkligen lyckats optimera de utrymmen vi haft tillgång till. Från att ha arbetat i föråldrade system har vi nu de bästa förutsättningarna.
Raphael Gérard, chef för kulturarv och kulturåtgärder
