Hur ni skapar ett effektivt förvaringsutrymme

MED MAXIMAL FÖRVARINGSKAPACITET

HUR NI SKAPAR ETT EFFEKTIVT FÖRVARINGSUTRYMME

Har ni tankar på att skapa ett nytt arkivrum eller vill ni forma om ert befintliga arkivrum? Den stora frågan är, var ska ni börja? Hur optimerar ni utrymmet och förvaringskapaciteten? Vad behöver ni förvara och under vilka förhållanden? Vilka säkerhetsstandarder bör ni vara uppmärksamma på? Hur väljer ni rätt förvaringssystem om ni inte är en inredningsspecialist? Denna e-bok hjälper er att bedöma och planera ett nytt arkivutrymme med tillhörande förvaringssystem. Det gäller för alla arkiv, från ett litet förvaringsutrymme till ett stort.

Innehåll

Förvaringsutrymmet
Vad förvarar ni i ert arkiv?
Analysera logistik
Optimera förvaringskapaciteten
Säkerhetsfaktorer
Tillbehör och LED-belysning
Tillgänglighet

1. Förvaringsutrymmet

Det första steget i att skapa ett arkiv, är att bestämma ert tillgängliga förvaringsutrymme. Mät dimensionerna och ta hänsyn till hinder och andra speciella krav. Mät först längden, bredden och höjden på era förvaringsutrymmen. Det är inte bara viktigt att optimera dina kvadratmeter utan också dina kubikmeter. Var noga med att mäta höjden på ditt förvaringsutrymme. För det andra, ta hänsyn till hinder och andra speciella krav i förvaringsutrymmet. Till exempel:

• Pelare
• Ventilationskanaler
• Dörrar
• Fönster
• Lutande tak
• Udda formade hörn

Dessa exempel kan ha stor inverkan på hur ni optimerar ert förvaringsutrymme. Oavsett vilka utmaningarna kan vara, så kan en förvaringsspecialist alltid skapa den optimala lösningen för ditt utrymme.

2. Vad förvarar ni i ert arkiv?

För att skapa det mest effektiva förvaringsurymmet måste du identifiera vad ni har i er samling. Vad förvarar ni? Är det främst dokument eller behöver du även förvara föremål? Finns det några föremål som behöver förvaras platt eller i lådor? Finns det några speciella behov?

Skapa översikt

För att säkerställa att ni kan tillgodose nuvarande och förväntade förvaringsbehov behöver ni veta vad ni kommer att förvara. Detaljerad katalogisering är värt arbetet, även om det är en tidskrävande process. Om ni inte har tid eller resurser att katalogisera allt i detalj, avsätt tid för att skapa en artikel, fil eller volymlista. Detta ger dig en översikt över innehållet i samlingen. Det tilllåter dig att:

• göra en genomsökning av volymen
• göra en genomsökning av storlekar
• göra en genomsökning av alla speciella förvaringsbehov på grund av storlek, vikt eller speciella krav.

Speciella behov

Det är viktigt att veta hur du behöver förvara dina artiklar. Behöver den till exempel förvaras platt eller i lådor? Sådan information bidrar till valet av rätt förvaringssystem och till det optimala
förvaringsförhållandet för era artiklar. Vad som kan hjälpa:

• Sammanställa en lista över allt material som behöver förvaras
• Gör en lista över hur materialet måste förvaras (i arkivlådor, platt, hängande filer, plastlådor osv.).
• Lista med storlekar och vikt.
• Har (en del av) samlingen speciella krav (som till exempel mörk förvaring, enkel åtkomst)
• Finns det behov av klimatkontroll?

3. Analysera logistik

När ni känner till storleken på ert förvaringsutrymme och identifierat era förvaringsbehov är det dags att tänka på logistiken, arbetsflödet och plockningsfrekvensen för era föremål.

Analys

För att skapa ett effektivt förvaringsområde är det viktigt att analysera hur ert arbetsflöde ser ut. Analys är avgörande för att säkerställa att arbetsflödet fortsätter att förbättra effektiviteten efter att ni har omformat ditt förvaringsområde. En effektiv förvaring och därmed ett effektivt arbetsflöde har flera fördelar som kortare ledtider för er personal. Ni kan analysera arbetsflödet med följande frågor:

• Finns det något i ert arkiv som måste vara tillgängligt ofta?
• Hur många kommer att arbeta i eller använda arkivet samtidigt?
• Hur många gånger per dag behöver du tillgång till materialet?

4. Optimera förvaringskapaciteten

När ni har kartlagt förvaringsutrymmet, identifierat vad som behöver förvaras och analyserat plockfrekvensen och arbetsflödena är det dags att kontrollera hur ni kan optimera förvaringskapaciteten. Se till att förvaringsutrymmet ni ska använda utnyttjas till den sista m2. Genom att göra detta kan förvaringskapaciteten maximeras. Det är viktigt att inte tappa arbetsflödet och tillgängligheten ur sikte. Flera sorters skåp och hyllor kan väljas för arkivförvaring. Det tillgängliga utrymmet, föremålens ursprung och deras förvaringsförhållanden och arbetsflödet måste tas med i beräkningen när ni väljer ert förvaringssystem. Det finns flera förvaringssystem på marknaden som ni kan välja mellan.

Fasta hyllor

Fasta hyllor är ett bra val för ett arkiv som används intensivt av ett antal olika personer. Arkivmaterial är lätttillgängligt för alla användare via permanenta gångar, vilket undviker flaskhalsar i förvaringutrymmet.

Mobila hyllor

Mobila hyllor utnyttjar det tillgängliga utrymmet på bästa sätt genom att endast använda en enda gång. Hyllorna kan flyttas individuellt eller vid behov, flera åt gången. Genom att välja ett mobilt hyllsystem med hög densitet kan ni, beroende på situationen, öka förvaringskapaciteten med mer än 200 % jämförts med fasta hyllor.

Mobila hyllsystem i två våningar

Om det finns tillräcklig höjd i förvaringsutrymmet kan ett förvaringssystem med två våningar vara intressant. Ett mobilt hyllsystem med två våningar kan öka förvaringskapaciteten med 400 % jämförts med vanliga fasta hyllor. Genom att välja rätt förvaringssystem kan varje kubikcentimeter i ett arkivrum användas effektivt där allt arkivmaterial ligger nära till hands.

5. Säkerhetsfaktorer

När ni ska ställa iorning ert arkiv finns det mycket att tänka på när det gäller säkerhet. I slutändan vill ni hålla era användare och era föremål eller dokument trygga och säkra. Historiskt har brand och fukt orsakat störst skada på arkiv. Här är sex faktorer att ta hänsyn till i samband med trygghet och säkerhet:

Vatten: Som riktlinje bör rörarbeten aldrig gå genom ett förvaringsområd på grund av den skada det kan orsaka.
Fukt, temperatur: För att undvika nedbrytning av era föremål är det viktigt att arkivet förvaras i ett svalt och ganska torrt rum som inte överstiger ± 2 °C i temperaturvariation. Med en luftfuktighet över 65 % kan mögel lätt spridas genom era samlingar.
Brand: Förvaringsutrymmet ska vara så brandsäkrat som möjligt. Tänk på att använda brandsäkra dörrar och fönster. Det finns till och med alternativ för att göra väggar, golv och tak brandsäkra såväl som brandsäkerhetslösningar där ni kopplar ert hyllsystem till byggnadens brandlarm.
Ljusförorening: Arkiv bör ha minimal exponering för solljus och artificiellt ljus på grund av UV- eller infraröd strålning. LED-belysning släpper inte ut någon UV- eller infraröd strålning och kan därmed förlänga samlingarnas livslängd jämfört med halogenljuskällor.
Utsläpp: Material som trä avger ättiksyra, vilket gör att arkiven försämras snabbare. Galvaniserat material medför en allvarlig börda för miljön både från produktions- och återvinningsprocessen. Zinkvitt ger svarta fläckar och har en ojämn yta och bör aldrig användas vid förvaring av böcker eftersom det skadar bokomslag. Det bästa alternativet är öppna stålhyllor som också möjliggör cirkulation av luft och möjliggör enkel inspektion och rengöring.
Obehörig åtkomst: För att undvika obehörig åtkomst eller stöld är det möjligt att lägga till säkerhetsfunktioner i dina förvaringssystem. Mobila hyllor kan utrustas med till exempel inbrottsskydd, RFID och PIN-kod för att ange specifika gångar, låsmekanismer etc.

Tips: En lista med frågor relaterade till säkerhet
• Finns det några vattenledningar (VVS, centralvärme) som går genom lokalerna?
• Finns det någon vattentank eller pannor placerade ovanför förvaringsområdet?
• Behöver ni ett klimatsystem för att reglera temperatur och luftfuktighet?
• Har förvaringsutrymmet brandsäkra dörrar och fönster?
• Om ni funderar på ett eldrivet mobilt system, ansluter det till brandlarmet?
• Utsätts förvaringen för direkt solljus?
• Vilken typ av belysningssystem finns tillgängligt?
• Förvarar ni historiska, ömtåliga, värdefulla, konfidentiella föremål eller dokument? Tänk på det material ni använder i hyllsystemet när ni förvarar dessa föremål.
• Finns det särskilda säkerhetskrav för de föremål som förvaras?
• Finns det några åtkomstbegränsningar eller restriktioner?

Tillbehör och LED-belysning

Att ha rätt tillbehör till ert arkiv gör det lättare för er att organisera ert arkiv och förvara era dokument och föremål på bästa sätt. För att identifiera särskilda behov för era föremål bör något slags arkivsystem finnas på plats.

Förvaringsetiketter och taggar
Med etiketter och taggar blir det lättare att identifiera innehållet för en viss gång eller hylla.

Utdragbara hyllor
Uttagbara hyllor kan användas som skrivbord, arbetsbord eller tillfällig förvaring av mindre varor. Med en utdragbar ram kan ni förvara dokument i olika typer av hängmappar, som nås uppifrån.

Lådor
Lådor är en utmärkt lösning för flexibel, tillgänglig och säker förvaring av samlingar. Oavsett om det är CD-skivor, DVD-skivor eller värdefulla föremål, finns det ett lämpligt lådsystem för alla krav.

Avdelare
Med hjälp av avdelare kan ni dela hyllan i ett antal fack.

Bokstöd
Med skjutbara bokstöd hjälper det till att hålla era böcker eller dokument upprätta och låsta i valfri position. Med antingen hängande bokstöd eller bokstöd håller dem böckerna, pärmarna eller mapparna upprätt.

Arkivlådor
För att skydda mot ljus, damm, föroreningar, skadedjur och skador används ofta arkivlådor.

LED-belysning
Ljusföroreningar är en säkerhetsfaktor som ni bör tänka på. Direkt exponering av solljus eller artificiellt ljus, UV- eller infraröd strålning har direkt inverkan på er samling. LED-belysning släpper inte ut någon UV- eller infraröd strålning och kan därmed förlänga samlingarnas livslängd jämfört med halogenljuskällor.

Tillgänglighet

Tillgänglighet kan krävas för att ge personer med funktionsnedsättning tillgång till arkivet. När det gäller förvaringsutrymmet är det viktigt att det är fritt från hinder och anpassad efter alla människors olika behov. Att göra arkiven lättillgängliga hjälper människor med funktionsnedsättning att bidra till sin fulla potential. Det finns flera saker att tänka på när ni väljer ett förvaringssystem:

Är gångarna mellan hyllorna eller skåpen tillräckligt breda för att röra sig och svänga runt med en rullstol?
Finns det några hinder som kan vara ett hinder för funktionshindrade?
Om ett mobilt hyllsystem väljs, kan en funktionshindrad person enkelt styra kontrollpanelen?
Om ett mobilt hyllsystem väljs, ta en noggrann titt på vilka säkerhetsfunktioner som finns, så att säkerheten för både funktionshindrade och
icke-funktionshindrade garanteras.

Kontakt

Segment

Produktsortiment

Om Bruynzeel

I fokus

Välj ditt språk

Sök