PWN, Nederländerna

Cirka 500 anställda ser till att 2 miljoner människor varje år får tillgång till över 100 miljarder liter färskt dricksvatten. Det är företagets huvuduppgift. Dessutom förvaltar PWN ungefär 7 300 hektar naturområden (t.ex. nationalparken Kamperduinen), liksom 2 besökarcentra och 40 lägenheter för uthyrning.

“Ja, vi har tillräckligt att göra”, skrattar Hans Vervoort, fastighetsförvaltare på företagets huvudkontor i Velserbroek. “Men allt börjar hos oss och slutar vid dricksvattnet.”

Personligt arkiv

PWN är ett av de få företag i Nederländerna som förvandlar ytvatten till dricksvatten. Vatten från IJsselmeer renas på 2 sätt. Av keramiska membran och UV-teknik, liksom av förrengöring och infiltration i sanddynerna.

Båda rengöringsmetoderna ger en unik, hög dricksvattenkvalitet. Företaget utvecklar ständigt nya innovativa metoder för optimal och kostnadseffektiv vattenrengöring. Företagets huvudkontor representerar denna innovativa atmosfär. Det finns inga fasta arbetsplatser och möten äger rum i atriumet. Det personliga arkivsystem, som Bruynzeel installerade hos PWN, passar perfekt för det här sättet att arbeta.

Allmänt arkiv

Vervoort: “När vi flyttade in i vårt nya kontor 2015, minskade vi pappersförbrukningen från 10 till 4 ton papper. Vi arbetar nu mestadels digitalt och använder ett dokumentations- och informationssystem, som är tillgängligt för alla anställda. De anställda kan samarbeta i projekt och har samtidigt tillgång till samma information.”
De anställda har nu inga egna rum och arkivskåp längre. “Det var särskilt svårt att vänja sig vid för vissa personer. De har dock också lagt märke till att många saker förvarades som egentligen inte behövs längre”, säger Hans Vervoort. Förresten har vi ju fortfarande ett gemensamt arkiv. Där lagras alla dokument, som enligt rättsliga föreskrifter måste förvaras under en viss tid.

På väg mot det papperssnåla kontoret

PWN kommer inte att helt avstå från papper. På möten tycker vi t.ex. att det är praktiskt att arbeta med utskrivna ritningar och dokument. “Men därefter stoppas allt i papperscontainern. Det är meningslöst att förvara allt två gånger, eftersom vi ändå sparar allt digitalt.”
Eftersom människor ändå ibland har behov av ett eget litet arkiv, utvecklade Bruynzeel ett personligt arkivsystem för PWN med låga, eldrivna skåp, där varje anställd har 90 cm förvaringsyta till sitt förfogande. I kontorets 9 zoner står 7 mobila skåp centralt placerade.
“Vi gillar Bruynzeel-systemet”, säger Hans Vervoort. “De anställda var visserligen tvungna att först vänja sig vid det och i början fanns det ett par anpassningsproblem, men nu är nästan alla mycket nöjda. Vi uppskattade behovet av förvaringsutrymme lite för högt. Digitaliseringen går snabbare än vi hade förväntat oss. Våra anställda har uppenbarligen allt mindre behov av att förvara utskrivna dokument. Även om vi aldrig kommer att arbeta helt papperslöst, är vi på väg mot det papperssnåla kontoret.”